ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO PROJEKTE „RENKUOSI PROGRAMUOTI“ TAISYKLĖS
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Asmens duomenų tvarkymo projekte „Renkuosi programuoti“ taisyklėse (toliau – Taisyklės) nustatyti pretendentų į Europos sąjungos socialinio fondo finansuojamo projekto „Renkuosi programuoti“ (toliau – projekto) dalyvius ir projekto dalyvių asmens duomenų, tvarkomų VšĮ „Virtualių galimybių institutas“, teisiniai pagrindai, tikslai, duomenų apimtis ir saugojimo terminai, pagrindiniai asmens duomenų tvarkymo ir saugojimo reikalavimai.
2. Taisyklės parengtos vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (OL 2016 L 119, p. 1) (toliau – Reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (toliau – ADTAĮ), Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos gairėmis ir rekomendacijomis bei kitais susijusiais teisės aktais.
3. Taisyklių privalo laikytis visi VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojai, kurie vykdydami savo pareigas tvarko šių Taisyklių II skyriuje nurodytus asmens duomenis arba eidami savo pareigas juos sužino.
4. Pagal Taisykles tvarkomų ir saugomų asmens duomenų valdytojas yra VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ (juridinio asmens kodas 300581455, Smolensko g. 5, 03202 Vilnius).
II SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO TIKSLAI, TVARKYMO TEISINIAI PAGRINDAI IR SAUGOJIMO TERMINAI
5. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ tvarkomų asmens duomenų kategorijos, jų tikslai ir teisinis pagrindas:
5.1. Tikslas: Vykdyti pretendentų atranką laisvai mokymų dalyvio vietai užimti. Asmens duomenų kategorijos ir teisinis pagrindas: Pretendento vardas (vardai) ir pavardė (pavardės), kontaktiniai duomenys, asmens kodas, informacija apie išsilavinimą ir kvalifikaciją ir (arba) jos tobulinimą, informacija apie darbinę patirtį. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies a, c punktai.
5.2. Tikslas: Suteikti mokymo dalyviams kokybiškas mokymo ir įdarbinimo paslaugas. Asmens duomenų kategorijos ir teisinis pagrindas: Mokymo dalyvių mokymosi rezultatai, mokymų lankomumo duomenys, mokymo dalyvių darbo sutarties informacija, apimanti, bet neapsiribojanti pareigų pavadinimu ir darbo užmokesčiu. Reglamento 6 straipsnio 1 dalies b ir c punktai.
6. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ gali tvarkyti ir kitus asmens duomenis, bet tik Taisyklių 5 punkte nurodytais tikslais ir kiek tai būtina siekiant teisėtai vykdyti veiklą, atitikti teisės aktų keliamus reikalavimus, apsiginti nuo pretenzijų, ieškinių ir siekiant teisėtų VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ interesų apsaugos.
7. Taisyklių 5 punkte nurodyti asmens duomenys saugomi viso Europos sąjungos socialinio fondo lėšomis finansuojamo projekto „Renkuosi programuoti“ laikotarpiu, projektui pasibaigus iki projekto sutartyje su Europos socialinio fondo agentūra (toliau – projektą įgyvendinanti institucija) nustatyto poprojektinio laikotarpio pabaigos – 2029-12-31.
8. Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu ir atsižvelgdamas į dokumentuose užfiksuotos informacijos išliekamąją vertę, Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgaliotas valstybės archyvas gali priimti sprendimą nuolat saugoti konkrečių asmenų asmens duomenis (asmens bylų dokumentus) mokslinių ar istorinių tyrimų tikslais.
9. Taisyklių 5 punkte nurodytus asmens duomenis VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ renka tik teisės aktų nustatyta tvarka, juos gaudamas:
9.1.tiesiogiai iš duomenų subjektų;
9.2. iš projekto „Renkuosi programuoti“ veiklose numatytus mokymus teikiančios organizacijos;
9.3. iš ūkio subjekto, kuris yra projekte „Renkuosi programuoti dalyvaujančio“ mokymų dalyvio darbdavys.
10. Tais atvejais, kai pretendento asmens duomenims tvarkyti reikalingas pretendento sutikimas, pretendentas turi teisę duoti arba atsisakyti duoti sutikimą, taip pat bet kada atšaukti duotą sutikimą nepatirdamas jokių neigiamų tiesioginių ar netiesioginių pasekmių, susijusių su jo ir VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ santykiais.
III SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TEIKIMAS
11. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“, įgyvendindama Taisyklių 5 punkte nurodytus asmens duomenų tvarkymo tikslus, asmens duomenis, gali teikti tretiesiems asmenims:
11.1. projekto „Renkuosi programuoti“ veiklose numatytus mokymus teikiančiai organizacijai ar įstaigai, tik projekto „Renkuosi programuoti“ įgyvendinimo tikslais;
11.2. Europos sąjungos socialinio fondo agentūrai, norint tinkamai įgyvendinti projekte numatytas veiklas bei pateikti informaciją apie dalyvaujančius asmenis bei ataskaitas apie jų pasiekimus;
11.3. ūkio subjektui, kuris yra mokymų dalyvio darbdavys – tik projekto „Renkuosi programuoti“ įgyvendinimo tikslais;
11.4. teismams;
11.5. teisėsaugos institucijoms;
11.6. kitiems tretiesiems asmenims, kuriems teikti asmens duomenis VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ privalo, kai tą daryti jis yra įpareigota įstatymų ar kitų teisės aktų arba tada, kai asmens duomenis teikti būtina vykdant VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ pavestas funkcijas, vadovaujantis Reglamentu ir kitais teisės aktais.
12. Duomenys teikiami vadovaujantis VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ bendraisiais asmens duomenų tvarkymo nuostatais įvertinus, ar yra bent viena iš Reglamento 6 straipsnyje nurodytų asmens duomenų teisėto tvarkymo sąlygų.
IV SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ SAUGOJIMO IR SUNAIKINIMO TVARKA
13. Taisyklių 5 punkte nurodyti asmens duomenys VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ tvarkomi automatiniu būdu informacinėje sistemoje, kuri yra naudojama kontaktinei informacijai kaupti bei tvarkyti, VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojų darbo vietos kompiuteriuose ir neautomatiniu būdu susistemintose rinkmenose spausdintine forma (asmens bylose, sąrašuose, žurnaluose ir kt.).
14. Asmens duomenys VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ saugomi tokia forma, kad duomenų subjektų tapatybę būtų galima nustatyti ne ilgiau, nei tai būtina tais tikslais, kuriais asmens duomenys yra tvarkomi, arba kaip numatyta teisės aktuose.
15. Asmens duomenys, kurių nustatytas saugojimo laikas baigėsi, teisės aktuose nustatyta tvarka neatkuriamai sunaikinami.
16. Dokumentų saugojimo VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ terminai ir tvarka reglamentuojami Taisyklėse ir Lietuvos Respublikos teisės aktuose.
V SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ TVARKYMO ORGANIZAVIMAS
17. Draudžiama tvarkyti pretendentų į laisvas mokymų dalyvių vietas bei jau esamų mokymų dalyvių asmens duomenis tikslais, nesuderinamais su nustatytais Taisyklių 5 punkte.
18. Su asmens duomenimis, kurie reikalingi funkcijoms atlikti, turi teisę susipažinti ir kitaip juos tvarkyti VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojai, mokymus vykdančios organizacijos ar įstaigos darbuotojai bei projektą vykdančios agentūros darbuotojai, vadovaudamiesi principu „būtina žinoti“.
19. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojai, tvarkantys Taisyklėse nurodytus asmens duomenis, privalo:
19.1. laikytis asmens duomenų tvarkymo principų ir saugumo reikalavimų, įtvirtintų Reglamente, Taisyklėse ir kituose teisės aktuose, reglamentuojančiuose asmens duomenų tvarkymą ir privatumo apsaugą;
19.2. laikytis konfidencialumo principo ir laikyti paslaptyje bet kokią su asmens duomenimis susijusią informaciją, su kuria jie susipažino atlikdami savo funkcijas, nebent tokia informacija yra vieša pagal galiojančių teisės aktų reikalavimus. Prievolė saugoti asmens duomenų paslaptį galioja ir pasibaigus darbo santykiams;
19.3. neatskleisti, neperduoti asmens duomenų ar kitu būdu nesuteikti galimybės naudotis ir (ar) susipažinti su asmens duomenimis nė vienam asmeniui, kuriam nėra pavesta dirbti ir (ar) susipažinti su asmens duomenimis VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ ar už jos ribų;
19.4. netvarkyti asmens duomenų, jeigu nėra tam įgalioti;
19.5. saugoti dokumentus ir duomenų rinkmenas tinkamai ir saugiai, vengti daryti nereikalingas kopijas; dokumentų kopijos, kuriose nurodomi asmens duomenys, turi būti sunaikintos taip, kad šių dokumentų nebūtų galima atkurti ir atpažinti jų turinio;
19.6. duomenų subjektų pateiktus dokumentus ir jų kopijas, finansavimo, buhalterinės apskaitos ir atskaitomybės, archyvines ar kitas bylas, kuriose yra asmens duomenų, saugoti rakinamose spintose, seifuose arba patalpose. Dokumentus, kuriuose yra asmens duomenų, laikyti taip, kad teisės susipažinti su asmens duomenimis neturintys asmenys negalėtų su jais susipažinti;
19.7. užtikrinti asmens duomenų, laikomų elektroninio pašto dėžutėje, saugos kontrolę ir jų panaikinimą pasibaigus jų saugojimo terminui;
19.8. domėtis asmens duomenų apsaugos aktualijomis ir problemomis, esant galimybei kelti kvalifikaciją asmens duomenų apsaugos srityje;
19.9. laikytis kitų Taisyklėse ir asmens duomenų apsaugą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatytų reikalavimų.
20. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ netenka teisės tvarkyti asmens duomenis, kai pasibaigia jo darbo santykiai su VšĮ „Virtualių galimybių institutas“.
VI SKYRIUS
DUOMENŲ SUBJEKTŲ TEISIŲ ĮGYVENDINIMO TVARKA
21. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ užtikrina duomenų subjektų teisių, įtvirtintų Reglamente, įgyvendinimą.
22. Duomenų subjekto teisės VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ įgyvendinamos vadovaujantis Reglamentu ir Duomenų subjektų teisių įgyvendinimo VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ tvarkos aprašu.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
23. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojai su Taisyklėmis supažindinami pasirašytinai.
24. VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojai, kurie vykdydami savo pareigas tvarko Taisyklių II skyriuje nurodytus asmens duomenis arba eidami savo pareigas juos sužino, pažeidę Reglamentą, ADTAĮ ir (arba) Taisyklių reikalavimus, atsako Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatyta tvarka.
25. Atsakingas VšĮ „Virtualių galimybių institutas“ darbuotojas Taisykles periodiškai, bet ne rečiau kaip kartą per metus, peržiūri ir prireikus atnaujina.